Ugrás a tartalomra
a csoporthoz tartozik:ApertiaDraivix

01Pénzügy és számvitel · modul

Ismétlődő számlázás és fizetési felszólítások

Ütemezett rendszeres számlák és fizetési felszólítások esedékesség előtt és után

ElérhetőKonzultáció egyeztetése
  • Ismétlődő számla
  • Ismétlődő számla tétele
  • Kimenő számla
  • E-mail-sablon
13
képesség
4
rekordtípus
5
automatizálás
0
integráció és AI-eszköz

02Mit tud a modul

Kevesebb rutin. Több érték.

A Draivix ismétlődő számlázása az ütemezés szerint automatikusan kiállítja és elküldi a rendszeres számlákat, a fizetési felszólítások pedig figyelik azok kiegyenlítését. A nem fizető ügyfeleknek esedékesség előtt, az esedékesség napján és azután is emlékeztetőt küld. Ha a felszólítások nem vezetnek eredményre, értesíti a kijelölt kollégát.

  • Ütemezés kézi számlakiállítás helyettAz ismétlődő számla ütemezésében beállíthatja az ügyfelet, a kapcsolattartókat, a tételeket és a gyakoriságot. Így a rendszeres számlát nem kell minden időszakban újra létrehoznia.
  • Az ütemezés az üzletkötéshez kapcsolódikAz ütemezést árajánlathoz vagy vevői megrendeléshez kapcsolhatja. A rendszeres számlán így mindig látszik, melyik üzletből ered.
  • Időben kiállított számlaA rendszer minden nap kiállítja a számlákat az ütemezésekből, és sorszámot oszt ki nekik a számlatömbből. A rendszeres számlázás így nem azon múlik, kinek jut eszébe.
  • E-mail az Ön postafiókjábólA számla PDF-melléklettel, az Ön által választott postafiókon és sablonon keresztül megy ki e-mailben. Az ügyfél így az Ön által meghatározott címről és formában kapja meg.
  • Nincs vaktában történő újraküldésMinden kiküldésnél rögzül az állapot. A bizonytalan kézbesítésű üzeneteket a rendszer nem küldi el újra vaktában, így az ügyfél nem kapja meg kétszer ugyanazt a számlát.
  • Ideiglenes hiba esetén újrapróbálkozásIdeiglenes hiba után a kiküldés automatikusan megismétlődik 5 perc, 30 perc és 2 óra elteltével. A rövid kimaradásokat így nem kell kézzel kezelnie.
  • Először éles küldés nélkülA futtatást kipróbálhatja tesztüzemben, vagy úgy, hogy csak az engedélyezett címekre menjenek ki az üzenetek. Az új számlázást így még azelőtt ellenőrizheti, hogy az ügyfelekhez eljutna.
  • Pontosan látja, mi fog kimenniAz irányítópulton látja a soron következő ismétlődő számlákat, és mindegyiket előre megtekintheti PDF-ben. Az esetleges hibát még a bizonylat kiküldése előtt javíthatja.
  • Többlépcsős fizetési felszólításokA felszólítások esedékesség előtt, az esedékesség napján, esedékesség után és ismétlődően mennek ki. Az ügyfél időben megkapja az emlékeztetőt, Önnek pedig nem kell kézzel utánajárnia.
  • Eltérő hangnem minden fokozathozMinden felszólítási fokozathoz saját e-mail-sablon tartozik. Az első emlékeztető így más hangvételű lehet, mint a lejárt határidő utáni ismételt felszólítás.
  • Nem küld felszólítást, ha az összeg már beérkezhetettNem megy ki felszólítás a számlához, ha a bankban pontosan a tartozás összegére szóló, még nem párosított befizetés szerepel. Az az ügyfél, aki valószínűleg már fizetett, nem kap felesleges felszólítást.
  • Kivétel egy-egy számláraA felszólításokat egyedi számlánál is kikapcsolhatja. Ez akkor hasznos, ha egy bizonylatot egyénileg egyeztet az ügyféllel, miközben a többi felszólítás zavartalanul fut tovább.
  • Ha a felszólítások nem vezetnek eredményreA beállított számú felszólítás kimerítése után a kijelölt munkatárs értesítést kap. A kiegyenlítetlen számla ügye így nem áll meg az automatikus e-maileknél.

03Hogyan működik

Hogyan működik lépésről lépésre.

  1. Ismétlődő számlázási terv

    Az ismétlődő számlánál beállíthatja az ügyfelet, a számlázási és szállítási kapcsolattartókat, a tételeket és a gyakoriságot. A tervet árajánlathoz vagy vevői megrendeléshez is kapcsolhatja. Az e-mailekhez megadhatja a postafiókot és a PDF-sablont. A tervet megerősítést kérő tömeges művelettel kapcsolhatja ki.

    Részletesebben

    Az irányítópult mutatja a közelgő ismétlődő számlákat, és mindegyiket előre megtekintheti PDF-ként. A tervek listája a havi és az éves átszámítást is megjeleníti.

  2. Napi kiállítás és kiküldés

    A rendszer naponta egyszer, reggel megkeresi azokat a terveket, amelyek alapján számlát kell kiállítani. Elkészíti a piszkozatot, sorszámot oszt ki a számlatömbből, és PDF-melléklettel e-mailben elküldi a számlát. Minden kiküldés saját állapotrekordot kap: várakozik, előkészítés alatt, küldés alatt, elfogadva, hiba, bizonytalan.

    Részletesebben

    Ha a kézbesítést nem sikerül igazolni, a számla bizonytalan megjelölést kap, és a rendszer nem küldi el újra vakon. Így az ügyfél nem kapja meg kétszer ugyanazt a számlát. Az átmeneti hibákat 5 perc, 30 perc és 2 óra múlva újra megpróbálja. Az éles indítás előtt a futtatás tesztüzemben vagy csak engedélyezett címekre történő küldéssel is kipróbálható.

  3. Többlépcsős fizetési felszólítások

    A fizetési felszólításokat a beállításokban kapcsolhatja be. Minden fokozathoz külön e-mail-sablont rendelhet: esedékesség előtt (alapértelmezetten 3 nappal korábban), az esedékesség napján, esedékesség után, valamint esedékesség után ismétlődően (alapértelmezetten 7 naponta). A kiküldés naponta egyszer fut le, és minden fokozat csak egyszer megy ki egy adott számlához.

    Részletesebben

    Nem megy ki felszólítás olyan számlához, amelynél ki van kapcsolva a felszólítás, hiányzik a fizetési határidő, vagy nincs fennálló tartozás. Akkor sem megy ki, ha a bankban pontosan a tartozás összegére és pénznemére szóló, még nem párosított bejövő befizetés szerepel, mivel az valószínűleg kézi párosításra vár. Az esedékesség után 90 nappal a felszólítások leállnak. Ha beállítja az esedékesség utáni felszólítások maximális számát, az utolsó kiküldés után a kijelölt munkatárs értesítést kap.

04Ami önállóan fut

Időtakarékos automatizálások.

  1. Számlakiküldés reggel 7:00-kor

    Minden nap, alapértelmezetten 7:00-kor a rendszer kiállítja és elküldi a számlákat az ütemezésekből. A rendszeres számlázást így senkinek sem kell kézzel elindítania.

  2. Felszólítások reggel 8:00-kor

    A beállításokban történő bekapcsolás után a rendszer naponta egyszer, alapértelmezetten 8:00-kor küldi ki a felszólításokat. Minden fokozat csak egyszer megy ki egy számlához.

  3. Fizetési határidők felügyelet alatt

    A rendszer óránként ellenőrzi a számlák esedékességét. A lejárt követelések áttekintése így frissítés nélkül is mindig az aktuális állapotot mutatja.

  4. Újrapróbálkozás hiba után

    Ha a kiküldés ideiglenes hiba miatt meghiúsul, a rendszer 5 perc, 30 perc és 2 óra múlva újra megpróbálja. A rövid kimaradásokat így senkinek sem kell kézzel kezelnie.

  5. Eszkaláció a kijelölt személynek

    Amikor elfogynak a felszólítási fokozatok, az eszkalációs felelős – vagyis az Ön által kijelölt munkatárs – értesítést kap. A kiegyenlítetlen számla így olyan valakihez kerül, aki intézkedni tud.

05Gyakori kérdések

A Draivix magától elküldi az ismétlődő számlát?

Igen. Naponta egyszer, reggel kiállítja a soron következő ütemezésekből a számlákat, sorszámot ad nekik, és PDF-melléklettel e-mailben elküldi őket.

Nem kaphatja meg az ügyfél kétszer ugyanazt a számlát?

Ha a kézbesítést nem sikerül igazolni, a számla bizonytalan megjelölést kap, és a rendszer nem küldi el újra vaktában. Csak igazolt hiba esetén ismétli meg a küldést.

Mikor mennek ki a fizetési felszólítások?

Alapértelmezett beállítással 3 nappal az esedékesség előtt, az esedékesség napján, az esedékesség után, majd 7 naponta. Az esedékesség után 90 nappal a küldés leáll.

Az az ügyfél is kap felszólítást, aki már fizetett?

Nem megy ki felszólítás, ha a bankban pontosan a tartozás összegére és pénznemére szóló, még nem párosított bejövő befizetés szerepel. A rendszer ilyenkor feltételezi, hogy a tétel párosításra vár.

Kikapcsolhatók a felszólítások egy adott ügyfélnél?

A felszólítások küldése egyedi számlánként kapcsolható ki.

06Kapcsolódó modulok

Modulok, amelyek együtt igazán hatékonyak.

A(z) Pénzügy és számvitel terület összes modulja

Kezdjük el közösen

Mesélje el, hogyan működik a cége.

Mi pedig megmutatjuk, milyen lehet az a rendszer, amely átveszi e munka egy részét.

Konzultáció egyeztetése