Ugrás a tartalomra
a csoporthoz tartozik:ApertiaDraivix

01Pénzügy és számvitel · modul

Bejövő számlák és jóváhagyás

Beszállítói számlák befogadása, megrendeléssel való összevetés, jóváhagyás és kifizetés

ElérhetőKonzultáció egyeztetése
  • Bejövő számla
  • Bejövő számla tétele
  • Bejövő előlegszámla
  • Bejövő adóbizonylat
  • Kimenő fizetés
  • Fizetés
  • Költséghely
13
képesség
7
rekordtípus
5
automatizálás
4
integráció és AI-eszköz

02Mit tud a modul

Kevesebb rutin. Több érték.

A Draivix bejövő számlák modulja végigkíséri a beszállítói számlát a befogadástól a megrendeléssel és a bevételezési bizonylattal való összevetésen át egészen a kifizetés jóváhagyásáig. Cége csak azokat a számlákat fizeti ki, amelyek átmentek a beállított jóváhagyási folyamaton, és senki sem hagyhatja jóvá a saját számláját.

  • Számla e-mailből, kézi átírás nélkülAz e-mail-mellékletből vagy a feltöltött PDF-ből az AI-alapú adatkinyerés előkészíti a bejövő számla piszkozatát. Önnek csak ellenőriznie kell az adatokat, nem kell kézzel begépelnie őket.
  • ISDOC-fájl közvetlenül az űrlapraA beszállítótól kapott ISDOC-fájlt közvetlenül az új bejövő számla űrlapján töltheti fel. Ebből azonnal piszkozat készül, így az adatokat nem kell kézzel megadnia.
  • Kifizetésből számlapiszkozatA kimenő banki utalásból automatikusan elkészülhet a bejövő számla piszkozata. Ezt minden bankszámlánál külön kapcsolhatja be, így Ön dönti el, hol van értelme.
  • A számla összevetése a beszerzésselA rendszer összeveti a számla tételeit a beszállítói megrendeléssel és a bevételezési bizonylattal, majd párosított, nem párosított vagy kivétel jelöléssel látja el őket. Az eltéréseket így még a számla jóváhagyása előtt látja.
  • Jóváhagyás, halasztás vagy elutasításA jóváhagyó a számlát jóváhagyhatja kifizetésre, jóváhagyhatja kifizetés nélkül későbbi felszabadítással, vagy elutasíthatja. A jóváhagyott bizonylatot így nem kell azonnal kifizetnie.
  • Senki sem hagyhatja jóvá saját magátA kérelmező nem hagyhatja jóvá a saját számláját, és minden jóváhagyási lépés bekerül az előzményekbe. Utólag így pontosan visszakeresheti, ki döntött a kifizetésről.
  • Jóváhagyás összeghatár szerintA jóváhagyási szinteket az összeg alapján határozhatja meg, és kiválaszthatja, hogy elég-e egy személy a csoportból, vagy jóváhagyói láncra van szükség. Egy kisebb beszerzésnek így nem kell ugyanazon az úton végigmennie, mint egy nagy összegű számlának.
  • Szabályok az Ön szervezetére szabvaA szabályok függhetnek a telephelytől vagy a számla egyéb adataitól, és opcionálisan kihagyhatják a megrendeléssel való összevetést. A jóváhagyás így pontosan követi cége működését.
  • Költségek a megfelelő költséghelyreA számlatételeket tömegesen rendelheti hozzá a költséghelyekhez. Még egy hosszabb számlánál sem kell tehát soronként kiválasztania a költséghelyet.
  • Jóváhagyott számlák egyenesen fizetésreA jóváhagyott számlákat GPC fizetési megbízásként exportálhatja. A banknak egyetlen fájlt ad át, így az összegeket és a számlaszámokat nem kell újra kézzel rögzítenie.
  • Utalási csomag a ČSOB számáraAz utalási csomagot a ČSOB bank számára készült XLSX-fájlba exportálhatja. A bankban egyszerűen importálja a fájlt, így a kifizetéseket nem kell egyesével megadnia.
  • ISDOC egyenként és archívumban isA bejövő számlát exportálhatja ISDOC formátumba egyenként, vagy több számlát egyszerre egy ZIP-archívumban. A könyvelő így egyetlen fájlban vagy külön-külön is megkaphatja a bizonylatokat.
  • Beszállítói előlegek kontroll alattA bejövő előlegszámlákat és a bejövő adóbizonylatokat is nyilvántarthatja a kifizetésekkel együtt. Így arról is pontos áttekintése van, amit előre fizetett ki a beszállítóknak.

03Hogyan működik

Hogyan működik lépésről lépésre.

  1. Honnan érkeznek a számlák

    Az e-mail-mellékletből vagy a feltöltött PDF-ből a Bizonylatok AI-alapú adatkinyerése modul kinyeri az adatokat, és elkészíti a számlapiszkozatot. Az ISDOC-fájlt közvetlenül az új bejövő számla űrlapján töltheti fel. A kiválasztott bankszámláknál azt is bekapcsolhatja, hogy a kimenő banki utalásból automatikusan létrejöjjön a bejövő számla piszkozata.

    Részletesebben

    A bejövő számláknál a teljesítés dátumának (DUZP) automatikus kitöltése alapértelmezés szerint ki van kapcsolva, de a beállításokban engedélyezheti. A számlatételek tömegesen is hozzárendelhetők a költséghelyekhez.

  2. Összevetés a megrendeléssel és a bevételezési bizonylattal

    A rendszer összeveti a számla tételeit a beszállítói megrendeléssel és a raktári bevételezési bizonylattal. A teljes számla és minden egyes tétel párosított, nem párosított vagy kivétel állapotot kap. A párosítás a tételek vagy a számla bármilyen módosításakor automatikusan frissül.

    Részletesebben

    A beszerzéshez nem kapcsolódó számlákra külön párosítási szabályok vonatkoznak. További bizonylatként a banki tranzakció is szolgálhat.

  3. Jóváhagyás az Ön szabályai szerint

    A számlát elküldheti jóváhagyásra. A jóváhagyó jóváhagyhatja kifizetésre, jóváhagyhatja azonnali kifizetés nélkül, vagy elutasíthatja. A kifizetés nélkül jóváhagyott számlát később felszabadíthatja fizetésre. A kérelmező nem hagyhatja jóvá a saját számláját. Minden lépés bekerül a jóváhagyási előzményekbe.

    Részletesebben

    A szabályok az Ön példányának konfigurációjában adhatók meg. Beállíthatja, hogy elegendő-e egyetlen jóváhagyó, vagy több személyből álló láncnak kell-e jóváhagynia, valamint megadhatja az összeghatárok szerinti szinteket. Például egy bizonyos összeghatárig elég egyetlen jóváhagyás, afelett pedig előbb a vezető, majd a pénzügyi osztály hagyja jóvá. A szabályok függhetnek a telephelytől vagy a számla egyéb adataitól is. A kiválasztott szabályoknál a megrendeléssel való összevetés kihagyható. Ha kikapcsolja a szinteket, elegendő egyetlen, a kérelmezőtől eltérő személy jóváhagyása, a megrendeléssel való összevetés pedig kötelező marad.

  4. Kiegyenlítés és könyvelés

    A jóváhagyott számlákat exportálhatja GPC formátumú fizetési megbízásként vagy a ČSOB bank számára készült XLSX-csomagként. A számla ISDOC formátumba is exportálható. A bankból érkező kimenő utalást a rendszer párosítja a számlával, az állapot pedig részben fizetve vagy fizetve értékre változik.

    Részletesebben

    A visszaigazolt számla könyvelési tételt ad át a főkönyvbe, amennyiben használja azt. A kifizetésre történő jóváhagyás eseményéhez az Automatizálás modulban szabály is kapcsolódhat.

04Ami önállóan fut

Időtakarékos automatizálások.

  1. A párosítás automatikusan frissül

    Ha módosulnak a tételek vagy maga a számla, a megrendeléssel és a bevételezési bizonylattal való párosítás újra lefut. Az ellenőrzés eredménye így mindig a bizonylat aktuális állapotát tükrözi.

  2. Megfelelő jóváhagyási útvonal

    A jóváhagyási szinteket a rendszer az Ön példányának beállításaiban rögzített szabályok alapján értékeli ki. Így nem kell esetről esetre külön eldönteni, hogy kinek kell jóváhagynia a számlát.

  3. A véglegesítés átadja a tételt a főkönyvnek

    Amikor véglegesíti a számlát, a rendszer átadja a könyvelési tételt a főkönyvbe – amennyiben használja azt. A könyvelőnek így nem kell kézzel rögzítenie.

  4. A bankból egyenesen kiegyenlítés lesz

    Amikor a banki utalást a rendszer összepárosítja a számlával, rögzíti a kiegyenlítést, és módosítja a számla státuszát. Így nem kell a bankszámlakivonatban keresgélnie, hogy megtörtént-e a kifizetés.

  5. A jóváhagyás elindítja a következő lépést

    A kifizetésre való jóváhagyás eseménye szabályt indíthat el az Automatizálás modulban. A kapcsolódó lépést Ön határozhatja meg aszerint, hogyan működik a vállalata.

Külső integrációk

  • Banki formátumú fizetési megbízásAz utalásokat GPC-formátumú fizetési megbízásként adhatja át a banknak. A fájl a jóváhagyott bejövő számlákból jön létre, így csak az kerül a bankba, ami átment a jóváhagyáson.
  • Kötegelt fájl a ČSOB-hozA ČSOB bankhoz előkészített, utalásokat tartalmazó XLSX kötegelt fájl áll rendelkezésre. Ezt egyszerűen beimportálhatja a netbankba, így az egyes utalásokat nem kell kézzel rögzítenie.
  • Számlacsere ISDOC-formátumbanAz AccountingCZ modul biztosítja a cseh ISDOC-formátumú importálást és exportálást. A beszállítói számlákat fájlból olvashatja be, és ugyanígy továbbíthatja is őket.

Mire képes az AI-ügynök

  • Adatkinyerés kérésre a chatben

    Megkérheti az asszisztenst a csatolt bizonylat AI-alapú adatkinyerésére, amit a start_document_parsing eszközzel indít el. Az eredmény ezután végigmegy a bejövő számlák szokásos ellenőrzési és jóváhagyási folyamatán.

Ember hagyja jóvá mindazt, ahol pénzről, ügyfélről vagy kivételről van szó.

05Gyakori kérdések

Ki hagyhatja jóvá a bejövő számlát?

Az a személy, akit az Ön példányának jóváhagyási szabályai kijelölnek. A kérelmező soha nem hagyhatja jóvá a saját számláját.

Beállítható összegtől függő jóváhagyás?

Igen. Minden egyes összeghatárhoz meghatározhatja a szükséges jóváhagyások számát vagy a jóváhagyók láncolatát, például először a vezető, majd a pénzügyi osztály.

Egyeznie kell a bejövő számlának a megrendeléssel?

Alapértelmezés szerint a rendszer megköveteli a megrendeléssel és a bevételezési bizonylattal való összevetést. A kiválasztott szabályoknál ez az ellenőrzés elhagyható.

Hogyan fizethetem ki a jóváhagyott számlákat?

Exportálhatja őket GPC fizetési megbízásként vagy a ČSOB-nak szánt XLSX kötegelt fájlként, majd feltöltheti a bankba. A kifizetést ezután a rendszer a bankszámlakivonat alapján párosítja.

Jóváhagyhatok úgy egy számlát, hogy csak később fizetem ki?

Igen. A kifizetés nélküli jóváhagyás visszatartja a számlát, és egy külön lépésben engedélyezheti a kifizetését.

06Kapcsolódó modulok

Modulok, amelyek együtt igazán hatékonyak.

A(z) Pénzügy és számvitel terület összes modulja

Kezdjük el közösen

Mesélje el, hogyan működik a cége.

Mi pedig megmutatjuk, milyen lehet az a rendszer, amely átveszi e munka egy részét.

Konzultáció egyeztetése