Ugrás a tartalomra
a csoporthoz tartozik:ApertiaDraivix

01Kommunikáció · modul

Vállalati e-mail az ERP-ben

Minden vállalati postafiók egyetlen rendszerben, az ügyfelekkel és a megrendelésekkel összekapcsolva

ElérhetőKonzultáció egyeztetése
  • E-mail
  • E-mail-fiók
  • Postafiókmappa
  • Beszélgetésszál
  • E-mail-szűrő
  • E-mail-sablon
14
képesség
6
rekordtípus
6
automatizálás
11
integráció és AI-eszköz

02Mit tud a modul

Kevesebb rutin. Több érték.

Az Email modul egy közvetlenül a Draivixba épített levelezőprogram, amelyben minden felhasználó elérheti az összes – közös és saját – postafiókját. Csatlakoztathatja a szokásos IMAP/SMTP postafiókokat, valamint a Gmail- és Microsoft 365-fiókokat, és minden üzenet megjelenik az érintett ügyfélnél, projektnél vagy megrendelésnél. Cége kommunikációja így egy helyen marad, és senkinek sem kell mások postafiókjában keresgélnie.

  • Minden postafiók egy helyenA Draivixban minden felhasználónak több e-mail-fiókja is lehet: saját, megosztott és átirányított postafiókok egyaránt. Munkatársainak így nem kell különböző levelezőprogramok között váltogatniuk.
  • Különböző szolgáltatók levelezése egy felületenA szokásos IMAP/SMTP postafiókokat, valamint a Gmail- és Microsoft 365-fiókokat egyetlen felületre kapcsolhatja be. Cégének nem kell egységesítenie a levelezőszolgáltatókat ahhoz, hogy a munkatársak mindent egy helyen lássanak.
  • Az új levelek szinte azonnal megérkeznekA Draivix percenként ellenőrzi az új leveleket, IMAP IDLE – vagyis a szerverrel fenntartott nyitott kapcsolat – esetén pedig szinte azonnal kézbesíti azokat. Az ügyfél megkeresésére így várakozás nélkül reagálhat.
  • Beszélgetések egyben, üzenetszálakba rendezveAz üzenetek a levélfejlécek vagy a szolgáltató beszélgetésazonosítója alapján szálakba rendeződnek. Az ügyféllel folytatott teljes egyeztetést egyetlen folyamatos nézetben olvashatja végig.
  • Promóciós levelek különválasztva a fontosaktólA bejövő leveleket elsődleges, promóciós, közösségi és fórum kategóriákra oszthatja. Amikor az ügyfelekkel foglalkozik, elég csak az elsődleges üzeneteket megjelenítenie, a többit pedig későbbre hagyhatja.
  • Az Ön szabályai szerint szétválogatott levelekAz IMAP-postafiókoknál a szűrők összevetik a feladót, a címzettet, a tárgyat és az üzenet szövegét, majd áthelyezik a levelet a megfelelő mappába, vagy kihagyják. Az ismétlődő válogatást a rendszer elvégzi a munkatársai helyett.
  • A szabályok a Draivixon kívül is érvényesekA szűrők átalakulnak a levelezőszerverek Sieve szabálynyelvére, és ManageSieve-en (4190-es port) keresztül feltöltődnek a levelezőszerverre. A szűrés így más levelezőprogramokban is érvényes marad.
  • A piszkozatokat egyszerre is elküldhetiAz üzenetet sablonnal és csatolmányokkal írhatja meg, majd elmentheti piszkozatként. Az előkészített piszkozatokat ezután tömegesen is elküldheti, így nem kell őket egyesével kiküldenie.
  • Minden fiók a saját csatornáján küldA Draivix a fiók típusától függően Gmail API-n, Microsoft Graphon vagy SMTP-n keresztül küldi el az üzenetet. Ön mindig ugyanúgy írja meg a levelet, és nem kell foglalkoznia azzal, melyik postafiók honnan származik.
  • Látja, hol akadt el az üzenetMinden küldéshez diagnosztikai napló készül az indítástól a kísérleten és a szerver általi fogadáson át a mentésig, beleértve az esetleges hibát is. Ha egy levél nem érkezik meg, pontosan tudja, hol kezdje a keresést.
  • A korábbi megállapodásokat is visszakereshetiHa telepítve van a pg_search bővítmény, a postafiókban BM25 módszerrel, teljes szövegben kereshet. Enélkül a rendszer egyszerű szöveget hasonlít össze, így az ügyféllel kötött korábbi megállapodást mindkét esetben megtalálja.
  • Postafiók-takarítás tömegesenA kijelölt üzeneteket egyszerre archiválhatja, törölheti, áthelyezheti, olvasottként vagy olvasatlanként jelölheti meg, illetve visszaállíthatja. Egy nagy postafiók rendbetételéhez így nem kell minden levelet külön megnyitnia.
  • Az olvasatlan levelek mindig szem előtt vannakAz elsődleges fiók olvasatlan üzeneteinek számát közvetlenül a menüben látja. Nem kell megnyitnia a levelezést ahhoz, hogy tudja, vár-e Önre valami.
  • A régi értesítések nem árasztják el a postafiókotA feladó és a napok száma alapján beállított szabályok határozzák meg, mely régi értesítő e-maileket kell eltakarítani. A postafiókokban így csak az a levelezés marad meg, amelyre a munkatársaknak valóban szükségük van.

03Hogyan működik

Hogyan működik lépésről lépésre.

  1. Hogyan működik?

    A Draivix percenként ellenőrzi a bejövő leveleket. Az IMAP-postafiókoknál emellett képes fenntartani a nyitott IDLE-kapcsolatot, így az új üzenetek szinte azonnal megjelennek. A Gmail és a Microsoft 365 önállóan küld értesítést az új levelekről, amelyre a Draivix szinkronizálással reagál.

    Részletesebben

    Szinkronizáláskor először a fejlécek töltődnek be, az üzenet tartalma pedig megnyitáskor – vagy az olvasatlan leveleknél előre – töltődik le. A szinkronizálás soha nem jelöli meg olvasottként a levelet a szerveren. Az olvasottsági állapot csak akkor változik meg, amikor Ön ténylegesen megnyitja az üzenetet.

  2. Üzenetszálak, mappák és kategóriák

    Az üzeneteket a rendszer az In-Reply-To és References fejlécek, Gmail és Outlook esetén pedig a szolgáltató beszélgetésazonosítója alapján rendezi üzenetszálakba. A postafiók mappái (bejövő, elküldött, piszkozatok, kuka, spam, archívum és saját mappák) szinkronban maradnak a szerverrel.

    Részletesebben

    A bejövő levelek elsődleges, promóciós, közösségi és fórum kategóriákra szűrhetők. Az IMAP-postafiókoknál a kategóriát a Draivix határozza meg, a Gmailnél pedig a címkékből veszi át. Az elrendezést, az oszlopszélességeket és a kiválasztott mappát minden felhasználó saját maga állíthatja be.

  3. Szűrők és szerveroldali szabályok

    Az e-mail-szűrők a feladót, a címzettet, a tárgyat és az üzenet szövegét vizsgálják. Az üzenetet kihagyhatják, mappába vagy csoportos mappába helyezhetik át, olvasottként jelölhetik meg, vagy elnémíthatják az értesítését. Egy szűrő vonatkozhat egyetlen postafiókra, egy felhasználóra vagy az egész vállalatra.

    Részletesebben

    Az IMAP-postafiókoknál a Draivix az aktív szűrőket Sieve-szkriptté alakítja, és ManageSieve-en keresztül feltölti a levelezőszerverre. A szabályok így más levelezőprogramokban is érvényesülnek. A kézbesíthetetlen levelekre vonatkozó alapértelmezett szűrőket a rendszergazda egyetlen paranccsal telepítheti. A Draivix szűrői csak az IMAP-postafiókokra vonatkoznak, a Gmail- és Outlook-fiókokra nem.

  4. Levélküldés és nyomon követhetőség

    Az üzenetet sablonokat támogató szerkesztőben írhatja meg, fájlokat csatolhat hozzá, majd elküldheti. A Gmail- vagy Microsoft 365-fiók a szolgáltató API-ján keresztül, a többi fiók pedig SMTP-n keresztül küldi el a levelet. Az IMAP-postafiókoknál az elküldött üzenet a szerveren lévő Elküldött mappába is bekerül.

    Részletesebben

    Minden küldéshez diagnosztikai napló készül: a kérésről, a kísérletről, a szerver általi fogadásról, a mentésről és az esetleges hibáról. A kimenő üzenetbe a Draivix saját fejlécet illeszt, amelynek köszönhetően az ügyfél válasza automatikusan ugyanazokhoz a rekordokhoz kapcsolódik, mint az eredeti levél.

  5. Keresés a levelek között

    A postafiókban történő keresés BM25 teljes szöveges indexet (ParadeDB pg_search) használ, amennyiben az telepítve van az adatbázisban. Ellenkező esetben a rendszer egyszerű szövegösszehasonlítással keres. Az index a mappára, a fiókra és a dátumra is kiterjed, így a szűrés és a rendezés nagy postafiókokban is gyors marad.

04Ami önállóan fut

Időtakarékos automatizálások.

  1. A levelezés percenkénti ellenőrzése

    A rendszer percenként elindítja a CheckInboundEmails feladatot, amely ellenőrzi a bejövő leveleket. Az új üzenetek anélkül jutnak el Önhöz, hogy bárkinek kézzel kellene frissítenie.

  2. A postafiók azonnal reagál az új levélre

    Amint az IMAP IDLE, illetve a Gmail vagy a Microsoft 365 push-értesítése változást jelez, a Draivix folyamatosan szinkronizálja a postafiókot. Munkatársai így mindig naprakész levelezéssel dolgoznak.

  3. Csak az új üzenetekről kap értesítést

    Amikor új üzenet érkezik, értesítést kap az alkalmazásban és a böngészőben. A postafiók első betöltésekor ez nem indul el, így a fiók csatlakoztatása után nem árasztják el a régebbi levelek.

  4. Régi értesítések éjszakai takarítása

    Ha az adminisztrátor bekapcsolja a takarítást, a rendszer minden nap 2:00-kor a beállított szabályok szerint a kukába helyezi a régi értesítő e-maileket. Bekapcsolás nélkül a takarítás nem indul el.

  5. A sikertelen művelet újabb esélyt kap

    Ha egy művelet a levelezőszerveren nem sikerül, a rendszer akár ötször is megismétli. A szerver átmeneti hibáit így nem a munkatársainak kell kézzel kezelniük.

  6. Limit elérésekor a szinkronizálás várakozik

    Hiba vagy a szolgáltatói limit túllépése után a Draivix későbbre halasztja a szinkronizálást. Nem kell felügyelnie vagy kézzel újraindítania.

Külső integrációk

  • Szabványos levelezőszerverekA Draivix IMAP-on és titkosított IMAPS-en keresztül olvassa a leveleket a szabványos szerverekről, beleértve a gyors kézbesítést biztosító, nyitott kapcsolatot fenntartó IDLE-t is. Így azokat a postafiókokat csatlakoztathatja, amelyeket cége már most is használ.
  • Küldés a saját szerverén keresztülA kimenő levelek SMTP-n vagy titkosított SMTPS-en keresztül mennek ki. Az üzenetek így arról a levelezőszerverről indulnak, amelyet cége már használ, és a címek is változatlanok maradnak.
  • Szűrők közvetlenül a szerverenA ManageSieve-en keresztül Sieve formátumú szűrők töltődnek fel a levelezőszerverre. A vállalati szabályok így közvetlenül a szerveren válogatják szét a leveleket, nem csak a Draivixban.
  • Levelezés GmailbőlA Gmail API továbbítja az üzeneteket és a küldést, a Google Pub/Sub pedig jelzi a postafiók változásait. A Gmailt használó cégek így átirányítás nélkül, ugyanazzal a levelezéssel dolgozhatnak a Draivixban.
  • Levelezés MicrosoftbólA Microsoft Graph továbbítja a leveleket, a Graph subscriptions pedig jelzi a postafiók változásait. A Microsoftot használó cégek így kézi frissítés nélkül látják az új leveleket a Draivixban.
  • Teljes szöveges keresésA ParadeDB pg_search bővítmény BM25 teljes szöveges kereséssel egészíti ki az adatbázist, amellyel a Draivix átvizsgálja a levelezést. A szűrés és a rendezés nagy postafiókokban is gyors marad.

Mire képes az AI-ügynök

  • Az asszisztens felolvassa a leveleit

    Kérje meg az asszisztenst az e-mailjei kilistázására vagy egy konkrét üzenet elolvasására (list_my_emails, read_email). Közvetlenül a beszélgetésben áttekintést kap a levelezéséről.

  • Név alapján megkeresi a címzettet

    Az asszisztens név alapján kikeresi a címzettet, és kiválasztja a küldő fiókot (resolve_email_recipients, search_email_accounts). Így nem kell kézzel keresgélnie a címeket.

  • Előkészíti a piszkozatot, Ön pedig ellenőrzi

    Az asszisztens előkészíti az e-mail piszkozatát, és ellenőrzésre átadja Önnek (create_email_draft). A döntés, hogy mi megy ki az ügyfélnek, az Ön kezében marad.

  • Csak akkor küldi el, ha Ön kéri

    Az asszisztens az Ön utasítására küldi el az e-mailt (email_send). Arról, hogy mikor és mi megy ki az ügyfélnek, Ön dönt, nem maga az asszisztens.

  • Csatolja és megkeresi a mellékleteket

    Az asszisztens feltölti a mellékletet az üzenethez, és megkeresi a szükséges csatolmányokat (upload_email_attachment, search_attachments). Nem kell a régebbi levelek között kutatnia utánuk.

Ember hagyja jóvá mindazt, ahol pénzről, ügyfélről vagy kivételről van szó.

05Gyakori kérdések

Csatlakoztathatom a meglévő vállalati postafiókokat a Draivixhoz?

Igen. Bármilyen postafiókot csatlakoztathat IMAP-on és SMTP-n keresztül, vagy Gmail-, illetve Microsoft 365-fiókot a szolgáltatói bejelentkezéssel. A levelezés az Ön szerverén marad, a Draivix pedig szinkronizálja azt.

Milyen gyorsan jelenik meg az új üzenet a Draivixban?

Az ütemezett ellenőrzés percenként fut. Az IDLE-kapcsolattal rendelkező IMAP-postafiókoknál, valamint a push-értesítést használó Gmail és Microsoft 365 esetén az üzenet szinte azonnal megjelenik.

Megjelöli a Draivix a szerveren lévő üzeneteket olvasottként?

Nem. A szinkronizálás úgy olvassa be az üzeneteket, hogy a szerveren ne változzon meg az olvasottsági állapotuk. A levél csak akkor lesz olvasottként megjelölve, amikor Ön megnyitja.

A levélválogatási szabályok a Draivixon kívül is működnek?

IMAP-postafiókok esetén igen. A Draivix Sieve-szkriptté alakítja a szűrőket, és feltölti a levelezőszerverre, így azok más levelezőprogramokban is érvényesek.

Tud az AI-asszisztens önállóan e-maileket küldeni?

Az asszisztens előkészíti a piszkozatot, megkeresi a címzettet, és elküldi az üzenetet, ha Ön erre kéri. Az Ön utasítása nélkül nem küld ki leveleket.

06Kapcsolódó modulok

Modulok, amelyek együtt igazán hatékonyak.

A(z) Kommunikáció terület összes modulja

Kezdjük el közösen

Mesélje el, hogyan működik a cége.

Mi pedig megmutatjuk, milyen lehet az a rendszer, amely átveszi e munka egy részét.

Konzultáció egyeztetése