Ugrás a tartalomra
a csoporthoz tartozik:ApertiaDraivix

01HR és munkaidő · modul

Távollétek és szabadságok

Szabadságkérelmek felettesi jóváhagyással, óraegyenlegek és távolléti naptár

ElérhetőKonzultáció egyeztetése
  • Távolléti kérelem
  • Kérelem elbírálása
  • Távollét
  • Munkaszüneti nap
  • Munkarendnaptár
  • Jelenléti bejegyzés
13
képesség
6
rekordtípus
7
automatizálás
5
integráció és AI-eszköz

02Mit tud a modul

Kevesebb rutin. Több érték.

A Draivix távollétkezelő modulja fogadja a szabadságra, orvosi vizsgálatra, home office-ra, csúsztatásra és egyéb távollétekre vonatkozó kérelmeket, majd továbbítja azokat a felettesnek jóváhagyásra. A jóváhagyott kérelem automatikusan átvezetésre kerül a jelenléti ívre, a szabadságegyenlegbe és az Outlook-naptárba. Cége táblázatok és e-mailek nélkül is látja, ki mikor van távol.

  • Az óraszám már az igényléskor látszikA távolléti kérelem indításakor a munkavállaló azonnal látja az előnézetben, hány órájába fog kerülni a távollét. A számítás a saját munkarendje alapján történik, így semmit sem kell magának átszámolnia.
  • Nincsenek egymást átfedő kérelmekHa az új kérelem átfedésben van egy másik aktív kérelemmel, a rendszer nem fogadja be. A jóváhagyónak így nem kell két kérelmet kezelnie ugyanarra az időpontra.
  • Kérelmet az adminisztrátor is rögzíthetA minden rekordra kiterjedő jogosultsággal rendelkező adminisztrátor a munkavállaló nevében is létrehozhat kérelmet. A távollét így akkor is bekerül a nyilvántartásba, ha az érintett maga nem tudja rögzíteni.
  • Mindig egyértelmű, ki döntA kérelemről a felettes, a szervezeti felépítésben felette álló személy vagy a kijelölt jóváhagyók döntenek, akik minden munkavállaló kérelméért felelnek. A döntés így nem egyetlen emberen múlik.
  • Jóváhagyás, elutasítás, visszaküldés, törlésA jóváhagyó a kérelmet jóváhagyhatja, elutasíthatja, visszaküldheti kiegészítésre vagy törölheti, és minden döntéshez megjegyzést fűzhet. A munkavállaló így pontosan tudja, hányadán áll és miért.
  • Minden döntés visszakereshető maradMinden döntés bekerül a megváltoztathatatlan előzményekbe: ki, mikor és milyen megjegyzéssel döntött. Egy későbbi kérdés esetén semmit sem kell e-mailekben keresgélnie.
  • A meghozott döntés véglegesA beállításokban megadhatja, hogy egy már jóváhagyott vagy elutasított kérelemről lehet-e újra dönteni. Ha letiltja a módosítást, a meghozott döntés többé nem változtatható meg.
  • A kérelem magától megtalálja a jóváhagyótA jóváhagyó az alkalmazásban, és ha bekapcsolja, e-mailben is értesítést kap az új kérelemről. A munkavállalónak így nem kell külön megkeresnie őt.
  • Jóváhagyás után minden automatikusan átvezetésre kerülA jóváhagyás egyetlen lépésben létrehozza a távolléti rekordot, beírja a jelenlétet az érintett napokra, és újraszámolja az óraegyenleget. Senkinek sem kell ugyanazt az adatot több helyre átmásolnia.
  • Távollétek közvetlenül az OutlookbanOutlook-összekapcsolás esetén a távollét megjelenik a naptárban, törlés után pedig eltűnik onnan. A kollégák így ott látják a távollétet, ahol a napjukat tervezik.
  • A levelek nem ragadnak bent az üres postafiókbanA távol lévő munkatárs új bejövő e-mailjeit a rendszer a távollét ideje alatt a csapat közös címére továbbítja. A funkciót csapatonként kapcsolhatja be, soha nem az egész cégre egyszerre, így az üzeneteket a kollégák el tudják intézni.
  • A szabadságegyenlegek maguktól frissülnekJanuár 1-jén a rendszer átviszi a fel nem használt szabadságot az új évre, június 30-án pedig levonja az addig ki nem vett áthozott órákat. Így az egyenlegeket nem kell kézzel nyilvántartania.
  • Jóváhagyási feltételek az Ön igényei szerintCége számára egyedi jóváhagyási feltételt is beállíthat, például orvosi igazolás meglétét hosszabb betegség esetén. Amíg a feltétel nem teljesül, a jóváhagyás nem vihető véghez.

03Hogyan működik

Hogyan működik lépésről lépésre.

  1. Hogyan jön létre a kérelem

    A munkavállaló létrehozza a kérelmet, és az előnézetben azonnal látja, hány órájába fog kerülni. Az órákat a rendszer a munkavállaló munkarendje alapján számítja ki. Ha az új kérelem átfedésben van egy másik aktív kérelemmel, a rendszer nem fogadja be. A minden rekordra kiterjedő jogosultsággal rendelkező adminisztrátor a munkavállaló nevében is rögzíthet kérelmet.

    Részletesebben

    A távolléttípusok lefedik a mindennapi gyakorlatot: szabadság, betegség és sick day, hozzátartozó ápolása, orvosi vizsgálat, home office, csúsztatás, fizetés nélküli szabadság, törvényes munkavégzési akadályok és kiküldetés.

  2. Ki jogosult dönteni

    A kérelemről a közvetlen felettes vagy a szervezeti felépítésben felette álló személy dönt. Kijelölhet olyan jóváhagyókat is, akik minden munkavállaló kérelméről dönthetnek. Az adminisztrátor bármely kérelemről dönthet, a munkavállaló pedig visszavonhatja saját kérelmét. A döntési jogosultság szabálya egységesen érvényes az alkalmazás gombjára és az API-ra is. Ha a rendszer nem tudja ellenőrizni a jóváhagyót, nem engedélyezi a döntést.

    Részletesebben

    A jóváhagyó értesítést kap az alkalmazásban, és ha bekapcsolja, e-mailben is. A kérelmet jóváhagyhatja, elutasíthatja, visszaküldheti kiegészítésre vagy törölheti, minden esetben megjegyzés hozzáadásának lehetőségével. Minden döntés bekerül a megváltoztathatatlan előzményekbe: ki, mikor és milyen eredménnyel döntött. Azt, hogy egy már jóváhagyott vagy elutasított kérelemről lehet-e újra dönteni, a beállítások határozzák meg.

    Cége számára egyedi jóváhagyási feltétel is beállítható, például hogy a három napnál hosszabb keresőképtelenséghez kötelező feltölteni az orvosi igazolást. A feltétel teljesülése nélkül a jóváhagyás nem megy át.

  3. Mi történik a jóváhagyás után

    A jóváhagyás egyetlen lépésben létrehozza a távolléti rekordot, beírja a jelenlétet az érintett napokra, és újraszámolja az óraegyenleget. Az elutasítás vagy törlés eltávolítja a kapcsolódó távollétet. A keretet meghaladó kérelmet a rendszer nem utasítja el automatikusan, az elbírálást a jóváhagyóra bízza.

    Részletesebben

    Outlook-összekapcsolás esetén a távollét megjelenik a naptárban, visszavonáskor pedig eltűnik onnan. Ha bekapcsolja a levéltovábbítást, és a munkavállaló csapatának van beállított közös e-mail-címe, a távol lévő munkatárs új bejövő e-mailjeit a rendszer a távollét ideje alatt erre a címre továbbítja. A továbbítás csapatonként állítható be, soha nem az egész cégre egyszerre.

  4. Egyenlegek, átvitel és ünnepnapok

    Január 1-jén a rendszer átviszi a fel nem használt szabadságot az új évre, június 30-án pedig levonja az addig fel nem használt, átvitt órákat. Mindkét szabály kikapcsolható. A munkaszüneti napokat a rendszer két évre előre szinkronizálja, alapértelmezetten a cseh naptár szerint.

04Ami önállóan fut

Időtakarékos automatizálások.

  1. A jóváhagyás rögzíti a távollétet és a jelenlétet is

    Amint a jóváhagyó elfogadja a kérelmet, a rendszer létrehozza a távolléti bejegyzést, beírja a jelenlétet az érintett napokra, és újraszámolja a keretet. A nyilvántartást így senkinek sem kell kézzel kiegészítenie.

  2. A törölt kérelem nem marad bent a nyilvántartásban

    Ha egy kérelmet elutasítanak vagy visszavonnak, a rendszer eltávolítja a hozzá tartozó távollétet. Így nem marad olyan távollét a nyilvántartásban, amely már nem érvényes.

  3. A szabadság átkerül az új évre

    Minden január 1-jén a rendszer átviszi a fel nem használt szabadságot az új évre. Ha az Ön cége másképp jár el, a szabály kikapcsolható.

  4. Az áthozott óráknak lejárati dátumuk van

    Minden június 30-án a rendszer levonja azokat az áthozott órákat, amelyeket a munkavállaló addig nem vett ki. Az egyenlegek így naprakészek maradnak, a szabály pedig igény szerint kikapcsolható.

  5. Az ünnepnapokat a rendszer figyeli

    A rendszer havonta egyszer két évre előre szinkronizálja a munkaszüneti napokat, és naponta átvezeti őket a jelenléti ívre. Így az Ön cégénél nincs szükség az ünnepnapok kézi rögzítésére.

  6. Az üzenetek eljutnak a csapathoz

    A távollét ideje alatt a rendszer továbbítja a távol lévő munkatárs új bejövő e-mailjeit a csapat címére. A funkció választható, és biztosítja, hogy az üzenetek időközben eljussanak a kollégákhoz.

  7. Az Outlook az aktuális állapotot mutatja

    Amikor távollét jön létre, a rendszer közzéteszi azt az Outlook-naptárban, ha pedig valaki törli, onnan is eltávolítja. A naptár így mindig a nyilvántartásban érvényes állapotot tükrözi.

Külső integrációk

  • Távollétek az Outlook-naptárbanA távollétek átkerülnek a Microsoft Outlook naptárába, törlés után pedig eltűnnek onnan. A kollégák távollétét így abban a naptárban látja, amelyet egyébként is használ.
  • Vállalati postafiókok a távollét alattA vállalati e-mail-fiókokkal való összekapcsolás lehetővé teszi a távol lévő munkavállaló leveleinek továbbítását a távollét ideje alatt. Az üzenetek így akkor is eljutnak a csapathoz, ha a címzett nincs munkában.

Mire képes az AI-ügynök

  • Kérelmek áttekintése kérésre

    Kérje meg az AI-ügynököt, és kilistázza Önnek a távolléti kérelmeket. Az áttekintést azonnal megkapja, nem kell listákból összeállítania.

  • Saját távollétek egyetlen válaszban

    A munkavállaló rákérdez, az AI-ügynök pedig összefoglalja a saját távolléteit. Nem kell keresgélnie, és a felettesét sem kell megkérdeznie.

  • A szabad időpontokat az ügynök keresi meg

    Kérje meg az AI-ügynököt, és megkeresi a szabad időpontokat a felhasználó naptárában. A tervezéskor így nem kell napról napra végignéznie a naptárat.

Ember hagyja jóvá mindazt, ahol pénzről, ügyfélről vagy kivételről van szó.

05Gyakori kérdések

Ki hagyja jóvá a szabadságot a Draivixban?

A munkavállaló közvetlen felettese, vagy bárki, aki felette áll a szervezeti struktúrában. A cég egy általános jóváhagyót is kijelölhet minden munkavállalóhoz, az adminisztrátor pedig bármely kérelemről dönthet.

Igényelhet a munkavállaló több szabadságot annál, amennyi a kerete?

Igen, a rendszer nem utasítja el a keretet meghaladó kérelmet. A döntés a jóváhagyó kezében van, az egyenleg pedig a jóváhagyás után számítódik újra.

Átkerül a jóváhagyott szabadság a jelenléti ívre?

Igen. A jóváhagyás létrehozza a távolléti bejegyzést és a jelenlétet az érintett napokra, valamint újraszámolja az óraegyenleget.

Látják a kollégák a távollétet az Outlookban?

Igen, amennyiben használják az Outlook-integrációt. A jóváhagyott távollét megjelenik a naptárban, törlés után pedig eltávolításra kerül.

Mi történik a fel nem használt szabadsággal az év végén?

Január 1-jével átkerül az új évre. A június 30-ig ki nem vett áthozott órákat a rendszer levonja. Mindkét szabály kikapcsolható.

Törölhető a már jóváhagyott szabadság?

Igen. A munkavállaló visszavonhatja saját kérelmét, és a kapcsolódó távollét törlődik. Azt, hogy a jóváhagyó módosíthatja-e a már meghozott döntést, a beállítások határozzák meg.

06Kapcsolódó modulok

Modulok, amelyek együtt igazán hatékonyak.

A(z) HR és munkaidő terület összes modulja

Kezdjük el közösen

Mesélje el, hogyan működik a cége.

Mi pedig megmutatjuk, milyen lehet az a rendszer, amely átveszi e munka egy részét.

Konzultáció egyeztetése