Ugrás a tartalomra
a csoporthoz tartozik:ApertiaDraivix

01Kommunikáció · modul

Megosztott postafiókok és közös várólista

Közös, info@ vagy obchod@ típusú postafiókok átvétellel, átadással és delegálással

Az alap elérhető, egy része fejlesztés alatt állKonzultáció egyeztetése
  • E-mail-fiók
  • E-mail
  • E-mail-hozzárendelés
  • Postafiók-delegálás
  • E-mail-hozzáférés
  • E-mail-hozzáférési kérelem
13
képesség
6
rekordtípus
3
automatizálás
0
integráció és AI-eszköz

02Mit tud a modul

Kevesebb rutin. Több érték.

A Draivix kezeli a megosztott postafiókokat, amelyekben a csapat ugyanazon a levelezésen dolgozik: az üzenetet a munkatárs átveszi, átadja egy kollégának vagy másik csapatnak, eszkalálja, majd elintézettként jelöli meg. A jogosultságokat előnézeti, válaszadási és teljes hozzáférési szinten szabályozhatja, ideértve az ideiglenes delegálást is. Vállalata így mindig tudja, ki felel az adott üzenetért, és egyetlen megkeresés sem marad válasz nélkül.

  • Minden postafióknak megvan a maga típusaAz e-mail-fiókot személyesként, megosztottként vagy továbbítottként állíthatja be. A közös címek, mint az info@ vagy az obchod@, így a rendszerben más működési módot kapnak, mint az egyéni postafiókok.
  • Ki olvas és ki válaszolMegosztott fióknál beállíthatja az alapértelmezett hozzáférési szintet: előnézet, válaszadás vagy teljes hozzáférés. Ön dönti el, ki az, aki csak figyeli a levelezést, és ki válaszolhat az ügyfélnek.
  • Az olvasott állapot csak Önre vonatkozikA megosztott postafiókban az olvasottsági állapotot a rendszer minden felhasználónál külön tartja nyilván. Ha egy kolléga megnyitja az üzenetet, az Önnél nem lesz olvasottként megjelölve, így biztosan nem kerüli el a figyelmét.
  • Minden csapatnak saját várólistája vanMinden csapat saját üzenet-várólistával rendelkezik, amelyből a tagok maguk vehetik fel a feladatokat, vagy a vezető osztja ki azokat. Egyetlen helyen látható, milyen munka vár a csapatra.
  • Egyértelmű, ki foglalkozik az üzenettelA munkatárs átveheti az üzenetet, visszaadhatja a várólistára, átadhatja egy kollégának vagy másik csapatnak, illetve eszkalálhatja. Vállalata így mindig pontosan tudja, éppen ki felel az adott üzenetért.
  • Az üzenet állapota egy pillantásraAz üzenet állapota lehet új, átvett, folyamatban lévő, várakozó vagy elintézett. A várólistán azonnal látszik, min dolgoznak éppen, és mi az, ami például az ügyfél válaszára vár.
  • Visszakereshető az üzenet útjaAz előzményekben rögzül, ki adta át az üzenetet, kinek és melyik csapatnak. A vezető ebből látja, hol csúszott meg az ügyfél megkeresésének megválaszolása.
  • A teljes beszélgetés egyetlen embernélNem csupán egy-egy üzenetet, hanem a teljes e-mail-szálat rendelheti hozzá egy munkatárshoz. Hosszabb egyeztetés során így mindig az válaszol az ügyfélnek, aki az előzményeket is ismeri.
  • Helyettesítés szabadság alattA teljes postafiókot vagy a kiválasztott mappákat meghatározott kezdő és záró dátummal delegálhatja egy felhasználónak vagy csapatnak. Szabadság vagy helyettesítés alatt a levelezés így fennakadás nélkül halad tovább, és senkinek sem kell átadnia a saját fiókját.
  • A delegálás bármikor visszavonhatóA delegálást bármikor visszavonhatja, a rendszer pedig naplózza, ki végezte a műveletet. A postafiók-hozzáféréseket így utólag is teljes kontroll alatt tarthatja, ha vissza kell keresni a visszavonást.
  • Hozzáférés kérésre, nem automatikusanAki az ügyfél előzményeiben zárolt üzenetre bukkan, hozzáférést kérhet hozzá. A kérelmet jóvá kell hagyni vagy el lehet utasítani, így az üzenet nem nyílik meg az arra jogosult személy döntése nélkül.
  • Üzenet megmutatása csak olvasásraAz üzenetet csak olvasásra szóló hivatkozással is megoszthatja. Aki megnyitja, elolvashatja a levelet, de további hivatkozást nem hozhat létre belőle. Így a teljes postafiók megnyitása nélkül is bevonhatja a kollégáját.
  • A hozzáféréseket az adminisztrátor kezeliAz adminisztrátor hozzáférést adhat a postafiókhoz vagy visszavonhatja azt, szükség esetén akár parancssorból is. A csapatban történő változások így anélkül vezethetők át a jogosultságokra, hogy egyesével kellene felkeresni az érintetteket.

Ami még fejlesztés alatt áll

  • A levelek csapaton belüli automatikus elosztása (felváltva vagy leterheltség szerint) beállítható ugyan a fióknál, de ebben a verzióban a rendszer még nem hajtja végre. Az üzeneteket a csapattagok maguk veszik fel, vagy a vezető osztja ki.
  • A szűrővel korlátozott delegálás egyelőre nem tesz hozzáférhetővé üzeneteket. A teljes postafiók vagy a kiválasztott mappák delegálása működik.
  • A „küldés más nevében” és a „delegáló értesítése” beállításokat a rendszer elmenti a delegálásnál, de egyelőre nem alkalmazza őket.
  • A feldolgozási állapotoknak nincs kötött sorrendjük; a rendszer nem ellenőrzi, hogy az üzenet melyik állapotból melyikbe kerül át.

03Hogyan működik

Hogyan működik lépésről lépésre.

  1. Hogyan működik?

    Az e-mail-fiók lehet személyes, megosztott vagy továbbított. Megosztott fiók esetén beállíthatja az alapértelmezett hozzáférési szintet: előnézet, válaszadás vagy teljes hozzáférés. Az olvasottsági állapot minden felhasználónál külön számít, így ha egy kolléga megnyitja az üzenetet, az Önnél nem válik olvasottá.

    Részletesebben

    Minden csapatnak saját üzenet-várólistája van. A csapattag átveszi az üzenetet, elkezd dolgozni rajta, ügyfélre váróként vagy elintézettként jelöli meg. Az üzenetet visszahelyezheti a várólistára, átadhatja egy kollégának vagy másik csapatnak, illetve eszkalálhatja.

  2. Átadási előzmények

    Minden átvétel, felszabadítás, átadás és eszkalálás bekerül az üzenet előzményeibe: ki adta át, kinek és melyik csapatnak. A vezető így pontosan látja, hol akadt el az üzenet. Egyszerre akár a teljes e-mail-szállal is lehet dolgozni.

  3. Delegálás és hozzáférési kérelmek

    Saját postafiókját delegálhatja egy kollégának vagy egy teljes csapatnak – akár az egész fiókot, akár csak a kiválasztott mappákat. A delegálásnak van hozzáférési szintje, érvényességi kezdete és vége, és bármikor visszavonható. Kiválóan alkalmas szabadság vagy helyettesítés idejére.

    Részletesebben

    Ha valaki az ügyfél előzményeiben olyan üzenetre bukkan, amelyhez nincs jogosultsága, hozzáférést kérhet hozzá. Erről mindenki értesítést kap, aki teljes hozzáféréssel rendelkezik az üzenethez. A jóváhagyás után a kérelmező látja az üzenetet, és az elbírálás eredményéről is értesítést kap.

  4. A hozzáférések biztonsága

    Egy üzenethez kizárólag négy úton keletkezhet hozzáférés: a fiók tulajdonjogával vagy megosztásával, az adott üzenethez megadott jogosultsággal, delegálással, illetve megosztási hivatkozás megnyitásával. A megosztási hivatkozás csak olvasható, és nem hozható létre belőle további hivatkozás. A postafiók-adminisztrátor a listában nem látja mások postafiókjait, csak egy konkrét üzenetet tud megnyitni.

04Ami önállóan fut

Időtakarékos automatizálások.

  1. Egyetlen kérelem sem marad észrevétlen

    Amikor valaki hozzáférést kér egy üzenethez, a postafiók tulajdonosai értesítést kapnak. A kérelmeket így nem kell külön figyelni, a kérelmezőnek pedig nem kell a rendszeren kívül keresnie senkit.

  2. A kérelmező értesül az eredményről

    Amint a hozzáférési kérelmet jóváhagyják vagy elutasítják, a kérelmező értesítést kap. Nem kell külön rákérdeznie, és jóváhagyás után azonnal látja az üzenetet.

  3. A helyettesítés a megadott dátummal lezárul

    Amikor elérkezik a beállított dátum, a delegálás automatikusan megszűnik. A szabadságról való visszatérés után így senkinél sem marad meg a postafiók-hozzáférés csak azért, mert elfelejtették visszavonni.

05Gyakori kérdések

Támogatja a Draivix az info@ típusú megosztott postafiókokat?

Igen. A fiókot megosztottként jelöli meg, beállítja az alapértelmezett hozzáférési szintet, és a csapat ugyanazon a levelezésen dolgozhat úgy, hogy az olvasottsági állapot mindenkinél külön vezetődik.

Honnan tudom, ki felel egy adott üzenetért?

A munkatárs átveszi az üzenetet, amelynél így látható, ki foglalkozik vele és milyen állapotban van. Minden átadás és eszkalálás bekerül az előzményekbe.

Átadhatom a postafiókot a helyettesemnek a szabadságom idejére?

Igen. A delegálás meghatározza a helyettest vagy a csapatot, a hozzáférési szintet, a mappákat és az érvényességi időt. Bármikor visszavonhatja.

Automatikusan osztja el a Draivix a leveleket a csapaton belül?

Ebben a verzióban nem. Az automatikus kiosztás beállítását a rendszer elmenti, de az üzeneteket egyelőre a csapattagok veszik fel maguk, vagy a vezető osztja ki.

06Kapcsolódó modulok

Modulok, amelyek együtt igazán hatékonyak.

A(z) Kommunikáció terület összes modulja

Kezdjük el közösen

Mesélje el, hogyan működik a cége.

Mi pedig megmutatjuk, milyen lehet az a rendszer, amely átveszi e munka egy részét.

Konzultáció egyeztetése